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商業秘密 |
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商業秘密的內部管理措施 |
出處:法律顧問網·涉外11chelsea.com
時間:2010/9/19 10:07:00 |
商業秘密的內部管理措施 -->
--> 針對商業秘密泄密的各種途徑和方式,企業應當從組織制度、商業秘密及其載體管理、涉密人員管理和輔助措施等四個方面采取系統的保護措施。 1.建立健全商業秘密保護的專門組織和相關制度 一個正規高效的商業秘密保護的專門部門,是商業秘密得到有效保護的前提。企業領導應該高度重視商業秘密對于企業經營的重要作用及失密的嚴重后果,首先從組織上確立保障,成立一個專門部門,或原有部門如經理辦公室、知識產權部、法律事務部等下面的專門小組,專人負責商業秘密的認定、保護措施的開發與實施。 合理完善的保密制度可以使員工對企業的義務明晰化,使員工有相應行為準則,有利于實際遵照執行及在訴論中舉證。保密規章制度的制訂要合法合理、切實可行。規章制度如果過于瑣碎,可能會造成工作障礙,影響經營活動。相反,過于簡單,又形同虛設。企業制訂保密規章制度一般應至少考慮以下幾個方面:商業秘密的范圍;商業秘密的管理者及責任;商業秘密檔案管理;商業秘密的申報與審查;商業秘密的保密義務;相應處罰等等。 2.對商業秘密及其載體的管理 首先,確定商業秘密的范圍。企業應該根據商業秘密的四個法律特征對本企業內部構成商業秘密的種類、分布羅列出來,這樣才能提高警惕并確定應采取的各種措施。前面所將的商業秘密的四個法律特征,聽起來很復雜,其實企業在具體界定時不需要做那么詳細的論證,一般來說,只要是企業自主研發的技術、自主制定的經營策略,都可以作為商業秘密來保護。 其次,確定商業秘密的密級。法律法規對商業秘密密級的劃分沒有規定,法律對任何商業秘密的保護和救濟的原則都是一致的。是否劃分商業秘密的密級,完全取決于企業保密工作需要和權利人意愿。從企業保密防范的原則來講,劃分和確定商業秘密密級,有利于商業秘密的分級管理,有利于突出重點、確保企業核心秘密的安全。對我國企業而言,熟悉而簡單的分類就是“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級。 最后,加強涉密文件的管理。涉密文件是指以文字、圖表、音像及其它記錄形式記載商業秘密內容的資料,包括公文、書刊、函件、圖紙、報表、磁盤、膠片、幻燈片、照片、錄音帶等等。對這些商業秘密的載體,必須進行嚴格的管理,限制其傳閱和復制。 3.對涉密人員的管理 商業秘密的保護最重要的還要靠人,因此加強對涉密人員的管理至關重要。 (1)與員工簽訂保密協議。這不僅是保護商業秘密的最好方法之一,也往往是執法機關判斷保密措施是否合理的一項重要因素,沒有保密協議可能導致公司的商業秘密得不到法律的保護。可以在勞動合同加列保密條款,也可以單獨簽訂保密協議,要求員工遵守保密義務。簽訂技術保密協議,應當遵循公平、合理的原則,其主要內容包括:保密的內容和范圍、雙方的權利和義務、保密期限、違約責任等。一般而言,員工對企業承擔保密義務的內容包括:保守商業秘密的義務;正確使用商業秘密的義務;獲得商業秘密職務成果及時匯報的義務;不得利用單位的商業秘密成立自己企業的義務;不得利用商業秘密為競爭企業工作的義務,等等。而且,保密協議、保密條款并不因勞動合同、勞動關系的終止而終止,在員工離職后一定期限內仍然有效。 (2)加強員工保密教育。除了簽訂保密協議外,企業應進一步加強對員工進行保密教育,使員工了解到企業文化、保密的范圍、工作規則、違約的后果等,使員工認識到保密工作的重要性,防止在外來參觀、咨詢或洽談業務中泄露。 (3)健全員工人事資料。企業應當建立健全員工人事資料,如員工的學歷、專長及有無發明等資料,一方面企業可用來參考以決定分派員工擔任適當的職位,另一方面,當未來和員工有商業秘密相關的爭議時,也可供執法機關據以認定員工究竟有無創作能力及是否竊取公司機密等問題。另外,企業還具體告知并詳細記載員工的職務范圍,以避免將來在是否構成職務技術成果上造成不必要的爭議。 (4)離職員工的管理。對接觸過商業秘密、即將解職的員工進行離職檢查,除要求其履行有關的交接手續,徹底點收員工所領借的各種物品,以便該員工所承辦的各種業務能繼續順利開展外,要重申員工在離開本公司之后應繼續保護商業秘密的義務,最好根據員工掌握商業秘密的具體情況,再簽定一份詳細、具體的保密協議,因為一般最初的保密協議,尤其是保密條款大都比較籠統。必要時,還要與此員工未來的雇主進行溝通,分別或一并向離職員工及其新雇主闡明有關保守商業秘密的法律責任。 (5)與高管人員簽訂競業禁止協議。現階段商業秘密糾紛主要表現為雇員帶走雇主的商業秘密,與雇主從事競爭性生產經營的行為,為防止競爭者引誘員工跳槽,競業禁止協議成為一個較好的選擇。競業禁止是指單位與知悉商業秘密的人員約定在解除勞動關系后一定時間內,該人員不得自己經營或在生產或經營與商業秘密信息相關競爭行業的其他單位任職,單位給予一定補償的協議。其核心內容在于約定離職者不得利用在原單位掌握的商業秘密從事此行業的不正當競爭業務。很顯然,競業禁止協議與員工的擇業自由相沖突。競業禁止之所以被允許,是基于商業秘密保護的一個重要原則,即不可避免披露原則。這是美國判例法確定的一個原則,根據這一原則,如果員工被新雇主雇傭后,會不可避免地使用前雇主的商業秘密,發布競業禁止令是合法與必要的。我國法律沒有引用這一原則,但規定了競業禁止協議,國家科委在《關于加強科技人員流動中技術秘密管理的若干意見》第7條允許企業與員工簽定競業禁止協議。但為了避免企業利用競業禁止協議限制員工的擇業自由,也對競業禁止協議規定了許多限制。簽訂競業禁止協議時尤其應注意以下四點:一是適用人員不宜過多。由于競業禁止協議限制了離職員工的擇業自由,一般只適用于企業高級管理人員和技術人員等關鍵涉密人員,而不適用于就業競爭力較弱的一般員工。二是禁止就業范圍不宜過寬。必須有限制的必要,以與員工所接觸之商業秘密密切相關的行業為限,過寬則有失合理性。三是規定合理的限制期限。競業禁止協議的期限不得超過三年,四要支付一定補償。競業禁止期限內企業應給離職員工一定補償,一般不低于該員工離職時年薪的50%。如果這四項內容規定有失公平,可能導致竟業禁止協議被認定為無效。 另外特別要強調的是,競業禁止只是對涉密人員擇業的一種限制,不能簡單的等同于保密義務。競業禁止期滿或被認定無效,只意味受限制人員不再受擇業方向限制,并不意味免除了保密義務。競業機制協議解除后,員工仍需履行保密義務,不能泄露、使用原單位的商業秘密。 (6)供應商和客戶等第三人管理。企業商業秘密經常涉及被許可人、供應商、客戶、制造商、銷售代理商,以及向公司提供產品或服務的建筑師、工程師、顧問、承包人、分保人等第三人。而這些人即是生意上的重要伙伴,也往往是商業秘密泄露的重要途徑,所以,要求有必要得知商業秘密的第三人簽訂適當的保密協議是極為重要的。而且清楚地表明公司對于有關文件享有的所有權,以及有關文件及其包含信息的專有性和機密性。同時,在對外簽訂的經濟合同中,寫明保密條款,要求對方保證不泄漏履行合同時掌握的企業的商業秘密,否則將承擔違約和賠償責任。我國合同法也將保密義務規定為重要的一種合同附隨義務,交易雙方必須按約定和交易慣例保守對方的商業秘密,而且,這種保密義務是全面的,包括締約前的保密義務,合同履行中的保密義務,合同履行后的保密義務。 4.其他輔助措施 (1)企業保安。要劃定保密區域,在保密區域內加強保衛措施,確定諸如門衛、上鎖、限定員工進入區域、密碼鑰匙或密碼通行證,并經常變換密碼等措施和管理辦法,這將有助于防止商業秘密失竊。 (2)控制參觀、實習。禁止參觀或實習也許是不必要的,但予以一定的控制卻肯定是保護商業秘密的重要措施。一切參觀應避開敏感區域,勿做詳細解釋,勿對生產制造工藝進行演示。必要時要求來訪者參觀商業秘密設備時簽訂保密協議。 (3)重點部位的管理。產生、處理、存儲、使用商業秘密的部位,是保密管理的重點。企業應根據商業秘密信息產生、使用和保管的實際,把那些最集中、最核心的部門或者部位確定下來,在企業內部通報,使管理者和被管理者做到心中有數。這些部門或部位大致為產品技術開發研究部門,商業秘密信息集中處理部位,計算機中心和數據庫,商業秘密信息集中存放部位,企業策劃部門,財務部門,商業秘密信息顯現的生產部位等。商業秘密的重點部位應有必要的監控措施。如:重點部位“紅線區”管制,電子監控報警,人員身份識別系統,人員進出特別許可批準制度,進出特許身分牌標識,對外接待禁止參觀區域和禁止行為標識明示,進出攜帶物品的禁止目錄或檢查措施,涉密人員離開工作地點前清理工作臺面和計算機制度等。 (4)防止發表公開或廣告、展覽公開。必須使員工牢記,出席專業領域的會議,發表學術著作、演講,經常是處于本領域內具有深厚專業背景的同行中。這些同行經常能夠捕捉到有關信息字里行間的言外之意。因此,某些員工認為微不足道、無足輕重的信息,很有可能正是競爭對手一直尋求的關鍵信息。所以,應對企業員工發表專業性文章、出版著作以及相關講演等做相應教育,必要時,應進行適當監督及控制。同樣,對于廣告、展覽等可能失密的活動也應進行相應的教育、檢查與控制,以防止失密。
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