美國企業認為,法律風險客觀存在,企業運作必須要有強烈的風險意識,法律服務是公司最重要的服務之一。由于對法律風險有深刻的認識,美國企業對法律風險的防范十分重視,采取了一系列措施,主要有以下幾個方面:
一、設立風險管理委員會統一管理法律風險防范事務
全球企業法律顧問協會對來自美國500多家企業會員的統多數公司在董事會中設有專門的風險管理委員會,統一負責包括法律風險在內的風險防范重大事務,并制定公司風險防范的總體戰略規劃。如美國最大的印刷企業當納利公司,在董事會中設置了風險管理委員會,負責公司法律風險管理戰略的制定,其主要制度包括:一是防止違規方面的管理,如上市公司遵守證券監督規定、遵守行業監管和一般監管規定;二是合同管理;三是知識產權管理;四是索賠、訴訟事項管理;五是國內和國際商業活動管理;六是公司治理和董事會秘書管理;七是環保、人身健康和安全法律事務的管理;八是勞動關系法律事務管理;九是企業投資、資產出售、并購和重組等。美國愛克斯龍電力公司也在董事會內部專門設立了合規管理委員會,由首席風險官和企業法律顧問組成。
二、總法律顧問在法律風險防范體系中發揮核心作用
美國大公司都設有總法律顧問,全面領導公司的法律事務,在公司中享有較高地位。總法律顧問在對公司首席執行官負責的同時,也對董事會負責,一般都列席公司董事會。如,愛克斯龍電力公司、當納利公司以及美國最大的保險中介企業 NCCI公司的總法律顧問,同時兼任公司高級副總裁。SemPra Energy電力公司、希爾頓飯店、麥當勞公司的總法律顧問,均為公司董事會下屬執行層中的五個核心人物之一,其排名僅次于總裁。總法律顧負責制定法律風險管理戰略的具體實施計劃,并全面指導協調法律風險防范部門與有關業務部門在工作中的分工和配合。美國許多大公司還配備了副總法律顧問,協助總法律顧問開展相關工作,在組織、人事崗位安排上確保了法律風險防范職責的落實。
三、法律事務管理向集中垂直化方向發展
美國大公司法律事務一般分集中管理和分散管理兩種模式。集中管理、即在總部設立一個職能較為全面的法律事務部門,子公司和分公司的法律顧問由總部直接派駐;分散管理,即除了在總部設立法律部門外,在子公司和分公司各設立法律事務部門。據全球企業法律顧問協會主席介紹,目前美國大公司法律事務的管理逐步向集中垂直化方向發展,特別是大型跨國公司在總部設立法律事務機構的同時,各子公司、分公司根據業務需要也設立法律事務機構,其負責人由總部的總法律顧問任命和考核。如卡特彼勒公司各子公司、分公司的法律事務機構負責人由總部的總法律顧問直接任命,首先對總部的總法律顧問負責。卡特彼勒公司總法律顧問認為,法律事務的集中垂直管理,保障了公司整體法律風險的防范。
四、法律事務部門具有明確的法律風險防范職責
美國企業的法律事務部門依據業務分工不同設有多個法律風險防范部門。如麥當勞公司和 NCCI公司等均在法律事務部門中設立了政府監管部、商業合同管理部、知識產權部、訴訟仲裁部、法規遵循部(合規審查部)等,基本涵蓋了法律風險的各個重要方面。麥當勞公司的總法律顧問認為,由于法律風險涉及企業的各個經營環節,各個經營部門都有義務認識和防范法律風險,但法律事務部門必須要有明確的職責,并在法律風險防范中發揮牽頭和引導作用。美國企業法律部門與相關業務部門之間一般都有良好的溝通機制,如愛克斯龍電力公司、Sempra Energv電力公司的法律顧問一般每周都會應邀參加兩次業務部門的會議,提前獲知項目的有關背景和具體進展情況,以便及時提供有針對性的法律建議。法律顧問提出法律建議時,也會充分與業務部門溝通,以達到防范法律風險和獲取商業利益的最優組合。
五、建立科學的法律風險防范流程和體系
一是建立支持法律風險管理的基本制度,包括公司治理、人員管理和法律風險管理系統。公司治理包括:法律風險及合規策略,部門的編制及權限,企業政策、風險承擔能力及限度;人反管理包括:營造企業文化及改變管理人員理念,確立職務及責任,增進法律風險意識和加強培訓,落實責任的承擔;法律風險管理系統包括:商業信息和法律風險信息,法律風險數據庫及分析,法律風險統計表。二是設置法律風險管理流程。美國企業法律風險管理總體流程一般分為預防—準備—應對—補救。具體為:設立并部署策略,識別風險,風險的評估和衡量,風險的應對,風險的監控、確認及加速處理,報告及再確認,保持并不斷更新改進。如當納利公司首先對其所面臨的現有以及潛在的法律風險進行初步評估,并確立法律風險管理項目的優先順序;然后由企業法律顧問和管理人員就評估過程中發現的重大法律風險,提出解決方案,確定將法律風險降至可接受程度的具體計劃,以及計劃實施期限和先后順序;再對具體實施措施進行審查,提出審查意見,并在必要的修改后由總法律顧問予以批準;最后是法律風險防范計劃的實施和調整。
六、注重企業行為的合規審查
隨著美國政府對企業監管力度的加大,企業法律風險日趨復雜,法律風險防范的外延不斷擴大。近年來,美國企業法律風險防范已從單純的訴訟維權、合同簽訂及履行、參與決策的法律論證,延伸到企業行為的合規審查,擴展到了公司運營和管理的各個環節。特別是《薩班斯法案》出臺后,美國證券監管部門對公司的合規監管更加嚴格。因此,美國企業已將合規納入了法律風險防范的重要范疇。如美國 IT行業的 CDW 公司、愛克斯龍電力公司和SemPra Energy電力公司等,都專門設置了首席合規官。首席合規官受企業總法律顧問的管理與領導,專門負責公司的合規事務,確保公司依法運行。
七、擁有一批高素質的法律顧問隊伍
法律風險的防范需要一批高素質的法律顧問隊伍來具體實施。因此,美國公司法律顧問在公司管理人員中占有較高比例。如愛克斯龍電力公司、CBS電視臺、NCCL 公司、Sempra Energy公司、希爾頓飯店等企業,其每千名員工所擁有的法律顧問數分別達到4.2、8.3、10.2、3.6和7.1人,平均達到6.7人,比例都較高。美國企業的法律顧問通常來源于律師事務所和政府部門有著多年工作經驗的專業律師,并都是訴訟、商業合同、公司業務、知識產權等方面的法律專家。美國公司許多法律顧問還擁有較為豐富的與公司業務相關的專業知識,有的法律顧問還具有工程、財務等方面的專業背景。這些法律顧問在管理人員中有著很高的地位。為保證企業聘用到高素質的法律顧問,美國公司對法律顧問給予了較高的待遇,許多公司法律顧問的薪金都高于公司其他管理人員。如卡特彼勒公司、SemPra Energy電力公司等企業,其總法律顧問的薪金始終排在公司高管人員前五名之內。此外,美國公司法律風臉防范都有充足的經費保障。如NCCI公司全年法律經費支出占公司總預算的1.75%,Sempra Energy電力公司每年用于法律的支出約占公司年銷售收入的0.5%。