 |
國際貿易 |
|
|
| 涉外法律文件公證（認證）法律指引 |
|
出處：法律顧問網·涉外11chelsea.com
時間：2011/7/2 11:54:00 |
涉外法律文件公證（認證）法律指引
(2010 年12 月31 日VER1.0)
我行業務部門和各級分支機構在業務經營過程中，常常會與境外當事
人發生業務往來，需要接受對方當事人在境外形成或簽署的法律文件。根
據我國《民事訴訟法》以及《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》
的有關規定，民事當事人在境外形成的法律文件需經所在國公證機關予以
證明，并經中華人民共和國駐該國使領館予以認證，或者履行中華人民共
和國與該所在國訂立的有關條約中規定的證明手續后方可作為證據使用。
另外，有些在境內的外籍當事人也存在相關法律文件的認證問題。為維護
我行合法權益，防范法律風險，同時也便于有關部門要求或審核有關當事
人辦理相應的法律文件公證（認證）手續，總行法律與合規部制定本指引。
總則
一、涉外法律文件需履行公證（認證）手續的原因
1、保障法律文件真實性的要求
對于對方當事人提交的在境外形成或簽署的法律文件，若沒有可信賴
的第三方公證，境內接收文件的一方無法判斷該項文件的真實性。部分境
外形成或簽署的法律文件即使經過當地公證機構公證，由于境內接受文件
的一方并不掌握境外公證機構的印鑒或簽字樣式，也無法核實其真實性，
因此國際上對于該等文件還需履行一定的認證程序。
2、成為訴訟中合法有效證據的必然要求
2001 年最高人民法院頒布的《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干
規定》第十一條規定，“當事人向人民法院提供的證據系在中華人民共和
國領域外形成的，該證據應當經所在國公證機關予以證明，并經中華人民
共和國駐該國使領館予以認證，或者履行中華人民共和國與該所在國訂立
的有關條約中規定的證明手續。當事人向人民法院提供的證據是在香港、
澳門、臺灣地區形成的，應當履行相關的證明手續�！备鶕摋l規定，對
于在境外形成的法律文件等證據必須履行相應的公證（認證）程序，否則
在訴訟時法院不接受其作為有效證據。如果境外形成的法律文件對支撐我
行某一項業務法律效力具有關鍵作用，一旦法院不接受該等法律文件作為
證據使用，我行將面臨敗訴的風險，相應的權益亦得不到保障。因此，即
使我們能夠核實境外當事人的身份，也能夠保證其簽署文件的真實性，根
據前述規定，為保證相關法律文件能夠作為證據被法院接受，仍必須履行
相應的公證（認證）手續，否則將無法作為我國法院可以采納的證據。
二、公證（認證）與法律盡職調查
公證（認證）一般僅能解決相關法律文件真實性和作為訴訟證據的可
采性問題，通常并不能解決當事人主體資格的合法性以及當事人承擔合同、
協議所約定義務合法性問題。對于該等合法性問題的核實，需委托當地有
資質的律師事務所進行盡職調查，并出具法律意見書。如我行對境外當事
人提供授信類業務、接受境外當事人提供擔保以及其他涉及我行重要權益
的業務，除履行相應相關法律文件的公證（認證）程序外，還應通過當地
執業律師在法律盡職調查基礎上出具法律意見書，明確確認境外當事人主
體資格的合法性及其在相關合同、協議中所承擔義務的合法有效性。法律
盡職調查的內容及范圍見附1。
三、本指引的適用范圍
（一）零售銀行業務
在零售銀行業務中，主要是應由相關當事人本人前來我行場所辦理業務
而不能前來的情況下，需要對境外形成的法律文件或發生的法律事實進行
公證（認證），以便在本人不在的情況下亦能辦理相關業務，包括但不限于
如下方面：
1、本人在境外無法前來我行場所辦理業務的情況下，授權他人代理辦
理貸款、抵押、質押、投資理財產品、從事交易類業務以及從事其他法律
行為的授權文件；
2、配偶一方不在境內，須由不在境內的一方出具同意辦理財產抵（質）
押的聲明；
3、我行個人客戶死亡之后，因其在我行遺有存款或其他資產涉及證明
境外繼承人身份、親屬關系、繼承關系等證明文件。
（二）對公業務
在我行對境外當事人提供授信、境外當事人向我行提供擔保以及其他涉
及我行重要權益等對公業務中，需要對以下境外形成的法律文件或完成的
法律行為進行公證（認證）：
1、境外當事人是否經合法注冊并有效存續；
2、境外當事人有權機構（如董事會、股東會等）同意提供擔�；蚺c我
行從事某一特定業務的決議等；
3、境外當事人有權機構授權相關自然人代表該境外當事人簽署相關業
務合同的授權文件；
4、境外當事人的授權代表于境外在相關業務合同文本上的簽名。
分則
一、涉外法律文件公證（認證）的內容
（一）合同、協議類文件的公證（認證）內容
合同、協議類文件的公證（認證）的內容一般包括以下方面，不同的
國家和地區具體的公證（認證）內容可能有所區別。
內容一查冊資料：查證境外企業的民事權利能力和行為能力。即境外當
事人是否依其所適用法律合法成立并有效存續等。
查冊的資料通常包括如下資料：
1、公司注冊文件復印件
2、證明公司有效存續文件復印件
3、確定股東/董事成員的文件復印件
4、公司章程
內容二授權文件：查證境外當事人在內地進行民事、經濟活動（通常包
括提供保證、抵押、質押或者申請融資等行為），依據其其所適用
法律及公司章程應當履行的內部授權，通常情況下為董事會決議。
內容三法律文本及授權代表在該法律文本上的簽名：確認境外當
事人簽署法律文本的真實性，即相關文本上的簽名或印章的真實
性。
香港特別行政區（下稱“香港”）中國委托公證人對在香港形成的法律
文件公證基本可包含上述內容，但部分境外公證機構通常僅對文書上印章
或簽字的真實性予以公證，而不負責提供查冊資料和查證所需授權文件，
遇此情況的可由當地有資質的律師事務所或與我行有合作關系的查冊機構
予以查證，并將律師事務所的法律意見書或查冊機構的查證結果依照本指
引辦理相應的公證（認證）。
（二）法律事實或自然人授權委托書的公證（認證）
對于證明婚姻狀況、親屬關系、繼承關系等法律事實及自然人之間委
托代理及授權等法律行為的法律文件，公證（認證）的目的和內容通常在
于證明相關法律文件的真實性，即相關文件上的簽名或印章的真實性。
二、香港公證（認證）程序
（一）概述
早在1981 年，司法部經商中央有關主管部門同意即建立了委托公證人
制度。2002 年司法部頒布了《中國委托公證人（香港）管理辦法》對委托
公證人制度做出了更為全面的規定。委托公證人制度，即由司法部考核后
委托部分香港律師作為委托公證人，負責對香港地區發生的法律行為、有
法律意義的事實和文書出具有關公證文書，該公證文書經司法部在香港設
立的中國法律服務（香港）有限公司審核并加蓋轉遞章轉遞后，送回內地
使用。
（二）委托公證人所辦理的公證文書大致可分為五類：聲明書、證明
單方簽署的法律文書、證明法律事實、證明文件的原本及復印本、證明雙
方或多方面簽署的法律文書；
（三）委托公證人公證的基本要求及流程
構成要素具體要求
合格的委
托公證人1、合格的公證人。只有經中國司法部正式委托的香港律
師才具有辦理文書公證的資格，司法部將定期公布中國委托公
證人（香港）的名單及其簽字樣式，具體見附2。
2、委托公證人親自辦理。委托公證人應當親自辦理公證
文書，即，親自審查相關文件、核查當事人身份、見證當事人
簽名，并親自在公證文書上簽名，不得由他人代替。是否是委
托公證人親自辦理，可通過核對其簽字與其在司法部備案簽字
樣式一致性判斷。
轉遞程序
通過香港委托公證人公證的所有文書，都必須經委托公證
人提交中國法律服務（香港）有限公司轉遞至中國內地，遞交
相關接受方。經中國法律服務（香港）有限公司轉遞的文件必
須加蓋轉遞專用章。
公證文件
形式要求
1、所有公證文件須裝訂成冊后由委托公證人蠟封。
收到公證文件時，蠟封須保持完好，若有部分破損，必須
能夠確認未被拆封；
2、委托公證人須單獨出具“證明書”或與之具有同等
內容的其他證明文件。證明書正文載明委托公證人證明的
內容，附件逐一列明所有證明文件以及被公證的法律文書。
證明書通常作為全套公證文書的首頁。證明書需由委托公
證人簽署，并加蓋印鑒，例如下圖。
3、證明書所列每一份附件的首頁都須由委托公證人
加蓋包含公證內容的確認章，并由委托公證人簽名，須注
明公證時間。例如下圖。
4、委托公證人注明的公證時間應與證明文件的出具時
間保持邏輯一致，即證明文件顯示的出具時間不得晚于委托公
證人的公證時間。
取得委托公證人名單
選擇委托公證人
親臨律師事務所辦理文件
委托公證人在香港法例容許下審查申請
人提供的資料或文件的真實性和合法性
委托公證人草擬及制作公
證文書
正本
副本
復印本
《證明書》
委托公證人簽署證明公證
文書內提及的法律事實或
法律行為
《委托書》
申請人在委托公證人面前簽
署委托書，委托公證人簽署見
證
《聲明書》
申請人在委托公證人面前根據香港的《宣
誓及聲明條例》對聲明書內容的真實性作
出申明及簽署。委托公證人以香港執業律
師身份簽署誓及簽署
其他
委托公證人派員將公證文書正本、副本
及復印本送中國法律服務（香港）有限
公司進行轉遞。
正本
委托公證人派員取回經“加章”的
公證文書正本后，通知申請人回律
師事務所領取
中國法律服務（香
港）有限公司進行電
腦登記后，再公證文
書正、副本加蓋轉遞
專用章
副本
經“加章”指公證文書副本即
日安排直接寄送到內地的公證
文書使用機關。
收證機關的負責人將利用該副
本核對申請人呈交的正本內
容，以防從中篡改資料
申請人或其授權人返律師事務所取
回經中國法律服務（香港）有限公
司加章轉遞的公證文書正本返回
內地使用。
復印本
公證文書復印本以專業電子文
檔系統存檔掃描存檔。
（四）香港委托公證人本身具有香港律師資格，因此需對相關事項作
法律盡職調查時，可在委托其進行公證時一并委托其進行法律盡職調查。
三、臺灣公證（認證）程序
為便于海峽兩岸當事人民事、經濟往來，海峽兩岸關系協會、中國公
證員協會與財團法人海峽交流基金會，就兩岸公證書使用查證事宜于1993
年4 月29 日達成了《兩岸公證書使用查證協議》（下稱“使用查證協議”）。
為進一步履行《使用查證協議》，司法部于1993 年5 月11 日制定了《海峽
兩岸公證書使用查證協議實施辦法》（下稱“使用查證辦法”）。上述使用查
證協議及使用查證辦法對臺灣公證書的使用查證做出了相關規定。
（一）臺灣公證書的轉寄程序
根據使用查證協議和使用查證辦法的規定，臺灣當事人簽署的相關法
律文件經臺灣當地公證機構公證后，需經過海峽交流基金會（下稱“�；�
會”）將公證書副本轉寄境內中國公證員協會或有關省、自治區、直轄市
公證員協會。
（二）臺灣公證書的核對程序
境內使用公證書的一方收到臺灣當事人提交的公證書正本后，應要求
其提供我國省級公證員協會出具的公證書正本與副本核對一致的證明。若
當事人沒有提供公證書正本與副本核對一致證明的，可先向所在地省公證
員協會查詢相應公證書副本是否已經通過�；鶗倪_，若已經寄達，可以
按照省公證員協會的核對程序要求辦理公證書正本與副本的核對。經核對
后，公證員協會將會出具核對證明，以確認公證書正本的真偽。
（三）臺灣公證書的查證程序
對于從�；鶗D寄的臺灣公證書有下列情形的，可以申請查證：
1）違反公證機關有關受理范圍規定；
2）同一事項在不同公證機關公證；
3）公證書內容與戶籍資料或其他檔案資料記載不符；
4）公證書內容自相矛盾；
5）公證書文字、印鑒模糊不清，或有涂改、擦拭等可疑痕跡；
6)有其他不同證據資料；
7)其他需要查明的事項。
公證書使用部門需要向臺灣出證機關進行查證的，應將需要查證的公
證書復印寄送所在的�。▍^、市）公證員協會或中國公證員協會，并說明
要求查證的事由。經公證員協會審查認為符合上述情形的，將出具具體查
證函并轉寄�；鶗：；鶗饛秃�，境內的公證員協會再將查證結果即轉
公證書使用部門。
臺灣當事人將相應法律文件提交臺灣公
證處公證
海基會
中國公證員協會會或省市公證員協會
境內使用公證書一方
提交公證書正本
要求將副本轉寄
轉寄副本
核對
出具一致證明
一致
出具不一致證明不一致
四、澳門公證（認證）程序
為便于內地與澳門之間的民事、經貿往來，也為落實《內地與澳門關
于建立更緊密經貿關系的安排》中有關“內地認可的公證人”規定，司法
部建立了澳門委托公證人制度，并于2006 年2 月8 日向5 名澳門律師頒發
了委托公證人證書，由委托公證人負責辦理澳門當事人須在內地使用法律
文件的公證，同時組建了中國法律服務（澳門）公司，負責轉遞委托公證
人所公證的公證文書。
五、外國公證（認證）程序
對于外國當事人所簽署的相應法律文件的公證（認證）程序，需視情
況而定，若當事人所在國與我國訂立的有關條約中明確了相關證明程序的
則按照條約規定執行，若沒有條約規定的，首先應當由該國或該國內實行
獨立法律體系區域內有公證資格的機構出具有效公證文書，再區分情況分
別按如下程序辦理：
（一）與中國有外交關系的國家出具的、送往中國（內地）使用的公
證文書或有關文書，需先經該國外交部或其授權機構認證后，再送中國駐
該國使、領館認證。附中國駐紐約總領館認證程序須知（見附3），供參
考。其他國家和地區具體認證程序可在中國駐該國使領館官方網站查詢或
電話咨詢。
（二）與中國無外交關系的國家出具的、送往中國（內地）使用的公
證文書或有關文書，需先經該國外交部或其授權機構和與中國有外交關系
國家駐該國使領館認證后，再辦理中國駐該第三國使領館的認證。
（三）對于維爾京群島、開曼群島、塞舌爾群島等地區出具的需送往
中國（內地）使用的公證文書或有關文書，需經其所屬國外交部門或授權
機構認證后，再送中國駐該國使、領館認證。
（四）外國駐華使館或駐內地領館為其本國公民出具的證明委托關系、
婚姻狀況、聲明等公證文書，可徑在中國內地使用，無須辦理中方領事認
證，但接受公證文書部門應當向相應的駐華使館或駐內地領館核實。
六、旅居境外中國公民的法律文件的公證（認證）
對于在境外學習、工作、生活的中國公民出具相關聲明、提供的無配
偶證明文件或無法親自返回內地辦理相關法律手續，需授權他人代為辦理
的，該等聲明、證明、授權書需由中國駐其所在國家或地區的使領館予以
公證。
附1：法律盡職調查的內容及范圍
附2：香港委托公證人名單及簽名樣式
附3：中國駐紐約總領館認證須知
總行法律與合規部
2010 年12 月31 日
(聲明：本站所使用圖片及文章如無注明本站原創均為網上轉載而來，本站刊載內容以共享和研究為目的，如對刊載內容有異議，請聯系本站站長。本站文章標有原創文章字樣或者署名本站律師姓名者，轉載時請務必注明出處和作者，否則將追究其法律責任。) |
上一篇：律師行業話術
下一篇：涉外“定牌加工”商標侵權糾紛的法律適用
|
 |
| 在線咨詢 |
|
| 聯系我們 |
電話：13930139603 13651281807
QQ號：373036737
郵箱：373036737@qq.com |
|
|
|
|
