Complaints & Claims（抱怨和索賠信函）的目的是為了獲取更好的服務，對已出現的問題求得盡快的、妥善的解決。它通常是買方由于對收到的貨物不滿而書寫，如：貨物未按時到達；貨物雖抵達，但與訂單所載不同；貨物有損毀現象；貨物數量短缺或多余；貨物質量與樣品不符；服務不合理以及收費過高等，這些均是抱怨、索賠的正當理由。
書寫抱怨、索賠信函時，不妨開門見山提出原先雙方同意的條件，然后列舉事實以表示有何不滿，以及為什么不滿，最后提出解決的方法。內容應明確、清楚、有理，語氣要簡潔、堅決。避免使用憤怒和使對方過于難堪的措辭（除非你所抱怨的問題反復發生，且多次投訴而毫無結果）。
For Delay in Shipment (由于發貨延遲而抱怨)
Dear Sirs,
The furniture we ordered from youshould have reached us a week ago. The delay in delivery has put us togreat inconvenience. It is therefore imperative that you dispatch themimmediately. Otherwise we shall be obliged to cancel the order andobtain the goods elsewhere.
Please look into the matter as one of urgency and let us have your reply as early as possible.
Yours faithfully
親愛的先生們：
我方從貴方訂購的家具應于一星期前收到。發貨的延遲給我方帶來了很大的不便。因此，貴方必須立即發貨，否則我們將被迫取消訂單，到另處訂貨。
請緊急處理此事，并盡快告知結果。
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